10 cách tối ưu hóa văn phòng cho nhân viên làm ca đêm

Một số công việc đòi hỏi khắt khe hơn những công việc khác; một số ca làm việc khó khăn hơn những ca khác. Ca đêm - hầu hết trẻ em không lớn lên với giấc mơ làm những công việc đòi hỏi phải làm ca đêm. Đúng vậy, chúng ta có bác sĩ, nhân viên thực thi pháp luật, nhân viên ngành vận tải, nhân viên khách sạn, v.v., nhưng hầu hết mọi người không nhận ra ngay những đòi hỏi của công việc, đặc biệt là khi không có người cùng nghề sống chung dưới một mái nhà với bạn.

Hầu hết mọi người chỉ nhận ra những đòi hỏi khắc nghiệt của công việc ca đêm khi họ kết hôn với một người bạn đời làm công việc đó, tự mình làm những công việc như vậy, hoặc ngồi cạnh một người đi làm ca đêm trên xe buýt. Việc đăng ký làm ca đêm bán thời gian hoặc cố định đòi hỏi những hy sinh mà nhiều người không muốn chấp nhận. Ví dụ, công việc này buộc bạn phải tránh xa hầu hết các cam kết xã hội, thích nghi với chu kỳ ngủ-thức rất thất thường, chấp nhận cuộc sống cô đơn dần dần, ít tập thể dục và ăn uống lành mạnh, cùng một danh sách dài những điều chỉnh khác. Thật kỳ lạ khi các tổ chức vẫn thuyết phục được mọi người đồng ý làm việc trong những điều kiện như vậy.

Hôm nay, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về ca đêm để xem liệu những người làm việc ca đêm có thể sống một cuộc sống bình thường với những điều chỉnh phù hợp hay không. Chúng tôi cũng sẽ nêu bật những điều mà các nhà tuyển dụng có thể thử và thực hiện để văn phòng trở nên thân thiện hơn với những người làm việc ca đêm.

Tại sao mọi người lại đăng ký làm ca đêm?

Nếu bạn đã từng nghe ai đó kể lại nỗi kinh hoàng của họ khi phải làm việc ca đêm, hẳn bạn sẽ tự hỏi tại sao họ lại đăng ký ngay từ đầu. Mặc dù hầu hết nhân viên đều có điều gì đó để phàn nàn ở nơi làm việc, nhưng có vẻ như những người làm ca đêm lại chịu thiệt thòi hơn. Tuy nhiên, vẫn có những động lực thúc đẩy người lao động đăng ký làm việc trong những điều kiện như vậy. Dưới đây là một vài ví dụ:

Ưu đãi tài chính

Hầu hết các tổ chức đều trả lương cho nhân viên làm việc ca đêm theo tỷ lệ phần trăm so với nhân viên chính thức. Nếu hoàn cảnh sống cho phép bạn làm việc ngoài giờ hành chính, bạn có thể tích lũy được một khoản kha khá. Hơn nữa, bạn dành phần lớn thời gian buổi sáng để ngủ, nghĩa là bạn sẽ tiết kiệm được khoản chi phí mà phần còn lại của xã hội dành cho việc giao lưu. Đây là cách hoàn hảo để sắp xếp tài chính cho những người mới bắt đầu cuộc sống tự lập.

Gia đình

Đây có thể là sự sắp xếp hoàn hảo cho những người có con nhỏ cần thương lượng giữa giờ đưa đón. Bạn có thể nghỉ ngơi sau khi mọi người đã ra khỏi nhà, có đủ thời gian để đứng dậy và hoàn thành danh sách việc cần làm, chuẩn bị nhà cửa cho buổi tối của gia đình, rồi đi làm khi họ chuẩn bị nghỉ ngơi. Việc này đòi hỏi sự hy sinh từ chồng/vợ hoặc người giúp việc trong việc chăm sóc con cái khi bạn vắng nhà. Tuy nhiên, người làm việc ca đêm cũng được nghỉ trọn ngày nhiều hơn so với người làm việc từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều, và bạn có thể thưởng cho nhân viên bằng cách miễn nhiệm họ vào những ngày này.

Đi làm không căng thẳng

Đi làm sau giờ làm thường giúp bạn tránh được giờ cao điểm, đồng nghĩa với việc di chuyển sẽ ít hỗn loạn hơn và thời gian đi lại cũng nhanh hơn. Điều này giúp bạn giữ được sự bình tĩnh cần thiết để vượt qua ca làm việc của mình.

Môi trường làm việc thoải mái

Điều này có thể không áp dụng cho nhân viên y tế và khách sạn. Tuy nhiên, ca đêm tại các văn phòng thông thường lại thoải mái hơn vào ban đêm. Không có gì bí mật khi nhân viên được tự do thể hiện bản thân hơn khi không có quản lý. Do đó, với sự giám sát tối thiểu, văn phòng trở nên yên tĩnh, và nhân viên có thể hoàn thành nhiệm vụ mà không bị áp lực nặng nề.

Nhịp sống chậm hơn

Mua sắm, làm đẹp, đến ngân hàng, ngồi ở nhà hàng; hầu như bất cứ điều gì bạn có thể nghĩ đến đều có thể thực hiện được mà không cần chen lấn, xếp hàng dài và không có cảm giác vội vã không cần thiết.

Làm thế nào để người làm ca đêm có thể duy trì sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống?

Bây giờ bạn đã biết về các ưu đãi, liệu những người làm việc ca đêm có thể làm gì để tận hưởng các ưu đãi của thỏa thuận này mà không ảnh hưởng đến các khía cạnh khác không?

Chúng ta hãy cùng xem xét một số ví dụ.

Hạn chế lượng caffeine tiêu thụ. Caffeine có vẻ như là đồng minh tốt nhất của bạn, nhưng bạn có thể nhanh chóng bị lệ thuộc. Uống caffeine kéo dài cũng có một số tác dụng có hại, chẳng hạn như đau đầu, lo âu, huyết áp cao và đau ngực. Thay vào đó, hãy tìm các phương pháp kiểm soát tốt hơn.

Duy trì thói quen. Nếu bạn thường xuyên làm việc ban đêm, hãy áp dụng một thói quen để cơ thể điều chỉnh nhịp sinh học. Điều này giúp cơ thể duy trì chức năng tối ưu và duy trì chức năng phục hồi diễn ra trong đêm khi chúng ta ngủ.

Thỉnh thoảng hãy lên lịch tham gia một sự kiện xã hội. Đừng hoàn toàn tách biệt với xã hội. Hãy tìm cơ hội giao lưu với mọi người vào ban ngày, tắm nắng và cười đùa. Điều này giúp trẻ hóa cơ thể và tinh thần.

Hãy cho mọi người xung quanh hiểu rõ lịch trình của bạn. Nếu bạn cứ liên tục phải chạy đôn chạy đáo để trở thành Siêu nhân của mọi người chỉ vì thời gian rảnh rỗi trong ngày, bạn sẽ nhanh chóng kiệt sức. Hãy giải thích với họ rằng bạn cần nghỉ ngơi và đừng thỏa hiệp trừ khi mức độ khẩn cấp vượt quá ngưỡng bình thường.

Hãy dùng rèm chắn sáng và ngủ đủ giấc. Đảm bảo tạo điều kiện lý tưởng để tắt máy mà không bị nhiễu. Nếu cần, hãy chuyển điện thoại sang chế độ im lặng và mua nút tai chất lượng.

Tập thể dục và ăn uống lành mạnh. Việc tập thể dục có thể dễ dàng bị bỏ qua nếu bạn có lịch trình không đều đặn – hãy tìm cách khắc phục. Ngoài ra, hãy tránh xa cơn thèm ăn đồ ăn nhanh và đồ ăn vặt không lành mạnh.

Nhà tuyển dụng có thể tối ưu hóa văn phòng cho ca đêm như thế nào?

Phần lớn công việc duy trì môi trường làm việc ca đêm lành mạnh thuộc về người sử dụng lao động. Hãy cùng xem làm thế nào người sử dụng lao động có thể mang đến cho nhân viên cơ hội tốt nhất để làm việc hiệu quả mà không bỏ bê sức khỏe của họ.

Đồ nội thất công thái học

Tầm quan trọng của nội thất công thái học không thể được nhấn mạnh đủ. Việc thiếu nội thất công thái học có thể khiến bạn phải trả những khoản đồng chi trả khổng lồ cho các rối loạn cơ xương khớp ở nhân viên, hàng chục đơn xin nghỉ ốm, tình trạng vắng mặt không báo cáo, và sự kém hiệu quả trong văn phòng, chưa kể đến việc giảm năng suất. Làm việc cả ca đêm còn tệ hơn khi nhân viên cảm thấy không thoải mái.

Khi nhân viên làm việc ở tư thế căng thẳng, sự khó chịu sẽ khiến họ mất tập trung vào nhiệm vụ được giao. Quản lý văn phòng cần đảm bảo rằng nội thất ở mọi góc trong văn phòng không chỉ thoải mái mà còn hỗ trợ tư thế khỏe mạnh và, khi cần thiết, có thể hỗ trợ vận động nhẹ nhàng.

Bàn đứng là một phát minh mang tính cách mạng dành cho những người làm việc ca đêm. Do không có nhiều không gian để di chuyển bên ngoài, người lao động phải tranh thủ đứng dậy để duỗi người, đây là hình thức vận động tốt nhất. Bạn có thể chuyển đổi giữa tư thế ngồi làm việc thoải mái và tư thế đứng nhờ khả năng điều chỉnh độ cao bàn làm việc. Bàn đứng cũng có nhiều kiểu dáng, chất liệu và phụ kiện đa dạng - chắc chắn bạn sẽ tìm được một chiếc bàn đứng phù hợp với phong cách cá nhân và văn phòng của mình.

Kết hợp bàn làm việc với ghế văn phòng công thái học. Hãy chọn một chiếc ghế ôm sát đường cong tự nhiên của cột sống. Ghế làm từ vải lưới sẽ điều hòa nhiệt độ cơ thể hiệu quả hơn. Hãy chọn ghế có thể nâng lên vị trí lý tưởng nhất cho bàn chân và khuỷu tay để tránh căng thẳng. Tựa đầu, tay vịn có thể điều chỉnh và đế đệm êm ái cũng rất cần thiết để hỗ trợ những bộ phận quan trọng này, đặc biệt là khi ngồi làm việc cả đêm. Ghế văn phòng công thái học cao cấp (C7) là một trong những lựa chọn tốt nhất.

Lịch trình tốt

Một lịch làm việc tốt sẽ giúp nhân viên luân phiên làm việc hợp lý, đảm bảo một nhân viên hoặc một nhóm nhân viên nhất định không phải làm ca đêm vào tất cả các ngày cuối tuần hoặc phải làm việc vào tất cả các ngày cường độ cao như ngày lễ. Một lịch làm việc tốt nên cân bằng giờ giấc làm việc của nhân viên để đảm bảo họ có đủ thời gian nghỉ ngơi và có nhiều thời gian để quan tâm đến cuộc sống của mình.

Do những ưu đãi liên quan đến việc làm việc vào cuối tuần và ngày lễ, một số nhân viên có thể yêu cầu được phân công thêm vào những ngày đó. Mặc dù điều này giúp người quản lý lịch trình dễ dàng hơn (không ai thích làm việc vào ngày lễ), nhưng họ cũng có trách nhiệm đảm bảo rằng nhân viên được nghỉ ngơi cần thiết thay vì chỉ tập trung vào tiền bạc.

Cung cấp thực phẩm và đồ uống lành mạnh

Việc cân bằng giữa cuộc sống, công việc và chế độ ăn uống lành mạnh trong lịch trình làm việc thường ngày đã đủ bận rộn rồi. Ban ngày, hầu hết các nhà hàng đều mở cửa, và bạn có rất nhiều lựa chọn. Ca đêm lại là một câu chuyện khác. Cửa hàng và nhà hàng đóng cửa, và lựa chọn tốt nhất để tìm kiếm thứ gì đó để ăn có lẽ là một quán ăn nhanh hoặc cửa hàng tiện lợi.

Nếu ngân sách cho phép, các tổ chức có thể thuê một công ty cung cấp suất ăn hoặc nhà cung cấp thực phẩm lành mạnh để giao đồ ăn cho nhân viên ca đêm. Không nhất thiết phải là một bữa ăn thịnh soạn - chỉ cần một vài món ăn nhẹ lành mạnh, sinh tố, trái cây, v.v. là đủ. Nhân viên cũng nên tránh ăn quá nhiều trong ca đêm vì cơ thể không cần quá nhiều năng lượng. Một lần nữa, hầu hết mọi người đều cảm thấy buồn ngủ sau khi ăn những bữa ăn thịnh soạn vì máu được chuyển hướng nhiều đến hệ tiêu hóa, khiến bạn cảm thấy buồn ngủ.

Giao thức khẩn cấp và an toàn

Bạn cần thiết lập các quy trình khẩn cấp đã có sẵn để phòng trường hợp xảy ra sự cố trong ca đêm. Các nguồn lực sẵn có vào ban ngày, ví dụ như đội cứu hỏa chuyên trách, bác sĩ trực, v.v., có thể sẽ không có sẵn nếu có sự cố xảy ra. Hãy đào tạo tất cả nhân viên của bạn về những việc cần làm trong mọi trường hợp khẩn cấp, dù là y tế, hỏa hoạn, vi phạm an ninh, v.v.

Hãy trang bị đầy đủ cho trẻ sơ cứu, đảm bảo tòa nhà tuân thủ quy định và thường xuyên kiểm tra an toàn văn phòng. Nhiều tòa nhà cũng được vệ sinh, khử trùng và bảo trì sau giờ làm việc. Hãy cân nhắc đến những người làm việc ca đêm trước khi gọi đội bảo trì hoặc dịch vụ diệt côn trùng, và tìm ra giải pháp thay thế cho họ.

Chuyên chở

Mặc dù việc đi làm vào ban đêm thường đi ngược chiều giao thông, nhưng việc di chuyển đến nơi làm việc có thể trở nên bất tiện nếu không có phương tiện di chuyển đáng tin cậy. Nếu chuyến xe buýt cuối cùng khởi hành trước khi nhân viên của bạn đến làm việc, sẽ thật bất công nếu bắt họ phải đến sớm hơn hoặc trả phí taxi cắt cổ.

Phương pháp hiệu quả với hầu hết các tổ chức là sắp xếp ca đêm cho những người sống trong một khu vực nhất định. Bằng cách này, họ có thể đi chung xe, hoặc công ty có thể cung cấp xe đưa đón để đón và đưa họ đi làm. Ngoài ra, hãy ghi rõ chế độ phụ cấp đi lại vào hợp đồng và để họ tự quyết định phương tiện di chuyển đến nơi làm việc.

Dành một khu vực nghỉ ngơi

Một giấc ngủ ngắn có thể giúp nhân viên của bạn tăng gấp đôi năng suất so với việc phải căng thẳng thức trắng đêm. Bạn có thể sắp xếp 30 phút nghỉ ngơi trong lịch trình của mỗi người để họ có thể tái tạo năng lượng trước khi quay lại làm việc. Phòng nghỉ là nơi lý tưởng để họ nghỉ ngơi. Vì vậy, hãy trang bị cho phòng nghỉ ít nhất một hoặc hai chiếc ghế sofa êm ái như Giường sofa giường gấp đa năng 4 trong 1 XCT1 .

Hãy mang theo một Huấn luyện viên cuộc sống/Chuyên gia trị liệu

Việc cân bằng giữa công việc ban đêm và cuộc sống không phải là điều dễ dàng với hầu hết mọi người. Những người làm ca đêm phải đối mặt với nhịp sinh học thay đổi, tình trạng mệt mỏi triền miên, áp lực cuộc sống và công việc, các vấn đề cá nhân, v.v., và tất cả những điều này có thể khiến họ cảm thấy hơi choáng ngợp. Tệ hơn nữa là bạn càng làm việc ca đêm lâu, bạn càng ít kết nối với hệ thống hỗ trợ trước đây của mình.

Việc trò chuyện với một chuyên gia trị liệu được cấp phép có thể giúp nhân viên của bạn tìm được lối thoát cho những vấn đề mà họ không thể chia sẻ với người khác. Một chuyên gia tư vấn cuộc sống cũng có thể có những hiểu biết quý giá về cách cân bằng giữa công việc và cuộc sống lành mạnh, nhờ kinh nghiệm chứng kiến nhiều người khác trải qua. Họ không cần phải tự mình làm việc này nếu cảm thấy bất đồng quan điểm; bạn có thể nhờ chuyên gia tư vấn hướng dẫn một buổi thảo luận nhóm để mọi người hiểu rằng vấn đề của họ được chia sẻ trong toàn đội, từ đó tạo nên một cuộc trò chuyện sôi nổi trong văn phòng.

HVAC: Hệ thống sưởi ấm, thông gió và điều hòa không khí

Văn phòng có dễ sống không? Hãy đảm bảo bạn đã lắp đặt nhiều công nghệ khác nhau để điều chỉnh nhiệt độ, độ ẩm và độ tinh khiết của không khí trong văn phòng. Điều này không nên chỉ áp dụng cho những khu vực có nhiệt độ khắc nghiệt. Một hệ thống HVAC hiệu quả sẽ đảm bảo sự thoải mái về nhiệt độ và chất lượng không khí tối ưu.

Bạn có thể dùng quạt di động thay vì chỉ dùng quạt trần để phù hợp với cơ chế điều hòa thân nhiệt khác nhau của mỗi người. Bạn cũng có thể cân nhắc lắp đặt máy sưởi, đặc biệt là trong những tháng lạnh. Đây là một giải pháp thay thế tốt hơn so với việc mặc quần áo quá ấm, vì việc ôm ấp quá mức sẽ khiến bạn ngủ quên trong ca làm việc.

Ánh sáng

Đèn bàn cá nhân là khoản đầu tư tiết kiệm nhất cho văn phòng có nhân viên làm việc ca đêm. Bạn không cần bật tất cả đèn văn phòng chỉ để phục vụ một phần nhỏ nhân viên. Đèn bàn cũng cho phép mỗi cá nhân điều chỉnh ánh sáng sao cho thoải mái mà không ảnh hưởng đến những người khác trong ca làm việc.

Khu vực tập luyện

Hãy tạo cho nhân viên của bạn một nơi để tập luyện. Tập luyện đã được chứng minh là có lợi ích trong việc tái tạo năng lượng cho cơ thể, điều này sẽ rất hiệu quả khi nhân viên của bạn bắt đầu trải qua tình trạng mệt mỏi thường gặp khi làm việc ca đêm. Thậm chí không cần phải là một phòng tập thể dục đầy đủ. Bạn có thể chọn Xe đạp tập thể dục đa năng tại nhà/Xe đạp tập thể dục V9 hoặc máy chạy bộ dưới bàn . Dù bạn chọn loại nào, nó cũng sẽ giúp cải thiện sức khỏe của nhân viên, duy trì cân nặng hợp lý và giúp họ năng động trong suốt ca làm việc.

Kết luận

Khi thiết kế văn phòng, bạn cần phải đảm bảo đáp ứng được tất cả các chức năng mà nó được thiết kế để phục vụ. Các tổ chức thường bị ám ảnh bởi những cửa sổ lớn đón ánh sáng tự nhiên, đèn chiếu sáng trên cao và đồ nội thất chỉ cần đáp ứng tốt công việc, mà quên mất rằng văn phòng đó cũng có thể phục vụ những nhân viên có ít nhu cầu đặc biệt như nhân viên làm việc ca đêm. Nhà tuyển dụng cần nhận thức được những yêu cầu đặc thù của một đêm làm việc hiệu quả và thực hiện những điều chỉnh cần thiết. Những giải pháp này không khó để triển khai, và bạn không cần phải đại tu mọi thứ chỉ sau một đêm. Bắt đầu đã là một nửa chặng đường.