Bố trí góc làm việc văn phòng để tăng năng suất

Một cuộc thăm dò của Gallup cho thấy một tuần làm việc toàn thời gian trung bình ở Mỹ kéo dài 47 giờ. Dĩ nhiên, nhân viên dành phần lớn thời gian này ở nơi làm việc. Một nghiên cứu khác cho thấy không gian làm việc điển hình của một nhân viên chỉ rộng 150 feet vuông (khoảng 14 mét vuông). Những không gian văn phòng chật chội – thường buồn tẻ và thiếu cảm hứng – chính là kẻ thù của động lực và năng suất làm việc. Bên cạnh diện tích văn phòng, cách bố trí nội thất và thiết bị, sự di chuyển giữa các không gian làm việc và bầu không khí chung của nơi làm việc, tất cả đều đóng vai trò quyết định năng suất làm việc của nhân viên.

Rất may, có một số ý tưởng thiết kế và bố trí văn phòng có thể giúp tăng năng suất mà bạn đang tìm kiếm.

Bố trí trạm làm việc văn phòng để tăng năng suất:

Tập trung vào công thái học:

Nhân viên càng khỏe mạnh, doanh nghiệp của bạn càng phát triển. Sức khỏe của nhân viên đồng nghĩa với sự hài lòng trong công việc cao hơn, sự gắn kết và tập trung được cải thiện, độ chính xác và năng suất được cải thiện, đồng thời giảm số ngày nghỉ ốm và chi phí chăm sóc sức khỏe. Thiết kế văn phòng kém hoặc thiếu nội thất công thái học có thể dẫn đến lực lượng lao động mệt mỏi, kiệt sức, chán nản và kém hiệu quả – từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu và lợi nhuận của công ty. Do đó, để nâng cao hiệu quả và năng suất, điều quan trọng là tổ chức của bạn phải cung cấp các giải pháp nội thất công thái học, chẳng hạn như:

Bàn làm việc có thể điều chỉnh , bàn làm việc tại trạm làm việc hoặc bàn đứng ,

Ghế có thể điều chỉnh độ cao giúp hỗ trợ cột sống thắt lưng (dưới)

Các phụ kiện như bàn phím và chuột tiện dụng, chỗ để tay, tay đỡ/giá đỡ màn hình và giá đựng tài liệu

Ưu tiên sự đa dạng hơn là sự cởi mở:

Thiết kế văn phòng mở, mặc dù có lợi trong một số trường hợp nhất định, chắc chắn không phải là giải pháp phù hợp cho mọi trường hợp như người ta vẫn quảng cáo. Thực tế, thiết kế văn phòng mở thường đi kèm với việc giảm năng suất và sự hài lòng của nhân viên, gia tăng mệt mỏi và căng thẳng, cũng như tỷ lệ ngày nghỉ ốm và vắng mặt cao hơn.

Để giải quyết những nhược điểm này và các nhược điểm khác liên quan đến không gian mở, các công ty hiện đang bắt đầu chuyển hướng tập trung sang sự đa dạng và linh hoạt. Điều này có nghĩa là các tổ chức đang xác định loại hình hoạt động công việc mà nhân viên thực hiện và tạo ra một bố cục hỗ trợ các hoạt động đó.

Ví dụ, các thiết kế văn phòng linh hoạt thường bao gồm không gian cá nhân mà nhân viên có thể sử dụng tùy theo nhu cầu, không gian xã hội nơi nhân viên có thể cộng tác và gắn kết, và phòng thảo luận ý tưởng khi cá nhân hoặc nhóm cần một chút yên tĩnh và thư giãn. Bạn cũng có thể có một khu vực vui chơi, nơi nhân viên có thể tụ họp và giải tỏa căng thẳng.

Chia nhỏ mọi thứ:

Hợp tác là ưu tiên hàng đầu của các tổ chức hiện đại, và đúng như vậy. Tuy nhiên, điều này không nên làm ảnh hưởng đến năng suất làm việc của mỗi cá nhân. Dù là để tập trung giải quyết một vấn đề phức tạp hay chỉ đơn giản là nghỉ ngơi, ngay cả những nhân viên hướng ngoại nhất cũng thỉnh thoảng cần một chút riêng tư. Do đó, khi lên kế hoạch bố trí văn phòng, hãy cố gắng tránh xa những khu vực chung, lối đi hoặc phòng vệ sinh quá ồn ào để giảm thiểu sự xao nhãng và tiếng ồn. Các thiết bị dưới đây có thể giúp bạn đạt được sự cân bằng hoàn hảo giữa hợp tác và riêng tư:

Vách ngăn riêng tư hoặc các ô có tường thấp

Tường di động hoặc tường mô-đun và tấm ngăn

Vách ngăn và tường kính

Thêm một vài cây xanh:

Theo truyền thống, việc đưa cây xanh vào văn phòng không được xem là một cách để cải thiện năng suất lao động. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là tác động tích cực của chúng chỉ là chuyện hoang đường và không tồn tại. Bên cạnh việc nâng cao tính thẩm mỹ và sức sống cho nơi làm việc, cây xanh còn có thể thúc đẩy năng suất theo nhiều cách khác.

Đầu tiên, nhiều loại cây trồng trong nhà có khả năng lọc không khí bằng cách loại bỏ các chất ô nhiễm như VOC (Hợp chất hữu cơ dễ bay hơi), oxit nitric, nitơ đioxit và các hạt vật chất.

Ngoài ra, các nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc trồng cây trong nhà có thể làm giảm căng thẳng về mặt tâm lý và thúc đẩy cảm giác bình tĩnh và thoải mái.

Tóm lại, việc trồng thêm nhiều cây xanh là một cách dễ dàng và tiết kiệm để cải thiện năng suất và sức khỏe tổng thể của nhân viên.

Cải thiện ánh sáng:

Ánh sáng kém là một nguyên nhân hàng đầu khác dẫn đến năng suất lao động thấp. Việc bố trí ánh sáng không đầy đủ có thể dẫn đến đau đầu, mỏi mắt, căng thẳng, mệt mỏi và hàng loạt các vấn đề thể chất và tâm lý khác. Do đó, việc đánh giá tình trạng ánh sáng tại nơi làm việc và cải thiện bất cứ khi nào cần thiết là rất quan trọng.

Trước hết, hãy cố gắng tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên. Một nghiên cứu trên Tạp chí Y học Giấc ngủ Lâm sàng cho thấy những người làm việc gần cửa sổ có chất lượng giấc ngủ tốt hơn những người ngồi xa cửa sổ – và chúng ta đều biết rằng chất lượng giấc ngủ ban đêm có tác động trực tiếp đến chất lượng công việc ban ngày. Tất nhiên, bạn không thể bố trí tất cả nhân viên ngồi gần cửa sổ – trong trường hợp đó, bạn có thể lắp đặt đèn chiếu sáng gián tiếp để cung cấp đủ ánh sáng và giảm mỏi mắt.

Truyền cảm hứng:

Nếu muốn nâng cao năng suất, bạn phải thực hiện các bước để đảm bảo nhân viên có thái độ và cách tiếp cận công việc đúng đắn. Sử dụng màu sắc rực rỡ là một cách để cải thiện tâm trạng và giúp nhân viên cảm thấy sảng khoái suốt cả ngày làm việc. Màu sắc là một yếu tố tạo động lực thực sự bị đánh giá thấp, và có thể thổi luồng sinh khí mới vào một không gian văn phòng vốn tẻ nhạt bằng cách nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên và bầu không khí chung. Dưới đây là một vài màu sắc cơ bản có thể ảnh hưởng đến tâm lý của chúng ta:

Trắng: Màu này liên quan đến sự sạch sẽ, nhưng không có khả năng giúp tạo cảm hứng. Bạn có thể sử dụng màu trắng cho nhà bếp nơi làm việc hoặc các không gian mở khác.

Màu đen: Thể hiện sự uy quyền, nhưng pha lẫn chút âm hưởng nham hiểm. Tuy nhiên, khi được sử dụng như một tông màu bổ sung, màu đen có thể khiến nơi làm việc trở nên sang trọng và đẳng cấp.

Xanh dương: Nhìn chung được coi là mang lại hiệu suất cao. Tuy nhiên, điều này tất nhiên còn tùy thuộc vào loại hình công việc mà tổ chức của bạn đang thực hiện. Xanh dương cũng có thể giúp tăng cường tư duy trí tuệ và cảm giác thư giãn. Do đó, nếu bạn muốn sử dụng màu sắc để tăng năng suất làm việc của nhân viên, xanh dương chắc chắn nên là lựa chọn hàng đầu.

Xanh lá cây: Màu của thiên nhiên, xanh lá cây gắn liền với sự cân bằng và phát triển. Có nghiên cứu cho thấy màu xanh lá cây có liên quan đến việc cải thiện hiệu suất sáng tạo.

Đỏ: Màu đỏ mang lại cảm xúc mãnh liệt, thường có thể thúc đẩy dòng chảy năng lượng tinh thần. Tuy nhiên, đôi khi nó có thể quá mạnh và nên được hạn chế chủ yếu trong các hoạt động xã hội.

Màu vàng: Vì màu vàng mang lại cảm giác tích cực và vui vẻ nên đây là lựa chọn màu sắc tốt cho các tổ chức muốn thúc đẩy sự hợp tác và làm việc nhóm.

Màu tím: Mặc dù có vẻ hơi không tự nhiên, nhưng màu tím cũng gắn liền với cảm giác tham vọng và vương giả.

Màu cam: Liên quan đến sự hạnh phúc và kích thích tinh thần; có thể được sử dụng để làm nổi bật những khía cạnh quan trọng nhất của các yếu tố thiết kế tại nơi làm việc.

Bạn luôn có thể thêm một chút nghệ thuật, hoặc rải rác một vài câu trích dẫn hay áp phích truyền cảm hứng khắp nơi làm việc - bất cứ điều gì có thể giúp khích lệ nhân viên của bạn. Theo một khảo sát do Hiệp hội Cố vấn Nghệ thuật Chuyên nghiệp Quốc tế và Ủy ban Kinh doanh Nghệ thuật thực hiện, 94% người tham gia cảm thấy nghệ thuật cải thiện môi trường làm việc tổng thể. Trong khi đó, 64% người tham gia tin rằng nghệ thuật giúp họ làm việc hiệu quả và sáng tạo hơn. Nghệ thuật cũng có thể truyền tải thông điệp về các giá trị của tổ chức bạn.

Tạo một ngôi nhà cho các tiện ích:

Mặc dù máy tính bảng và điện thoại thông minh có thể giúp ích cho việc sắp xếp và nâng cao hiệu quả công việc, chúng cũng có thể là rào cản lớn đối với sự tập trung và năng suất. Một trong những cách tốt nhất để khắc phục trở ngại này là tạo một không gian riêng cho các thiết bị của nhân viên.

Nhân viên có thể sử dụng những không gian riêng này cho tất cả các thiết bị điện tử và các thiết bị khác của mình để không bị làm phiền bởi hàng loạt thông báo liên tục. Việc cung cấp một ngăn kéo cá nhân để nhân viên có thể cất giữ những thiết bị này là một khởi đầu tốt - xa tầm mắt, xa tâm trí.

Tạo cơ hội cho sự di chuyển:

Một trong những cách tốt nhất để duy trì sự tập trung trong nhiều giờ làm việc là đi bộ nhiều lần, cả nhanh lẫn ngắn để tâm trí được nghỉ ngơi và có góc nhìn mới về dự án bạn đang thực hiện hoặc vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết.

Bên cạnh việc giúp chúng ta duy trì sự tập trung và hiệu quả, những khoảng nghỉ ngơi tinh thần này còn giúp chống lại lối sống ít vận động vốn đã trở thành một đặc điểm không mong muốn của thế giới hiện đại. Bằng cách kết hợp vận động thể chất vào ngày làm việc, bạn có thể giảm căng thẳng, cải thiện sức khỏe và bổ sung năng lượng cũng như động lực đang cạn kiệt.

Bạn còn nhớ bàn làm việc đứng mà chúng tôi đã đề cập ở đầu bài viết này không? Một lý do chúng tôi khuyến khích sử dụng loại bàn này là vì chúng cho phép nhân viên liên tục thay đổi tư thế và vị trí, đồng thời tránh gây áp lực quá mức hoặc kéo dài lên một số bộ phận trên cơ thể.

Ngoài ra, bạn cũng có thể cân nhắc đặt các thiết bị cụ thể - chẳng hạn như máy fax hoặc máy photocopy - ở phía xa nhất so với không gian làm việc chính, để nhân viên buộc phải đứng dậy mỗi khi cần sử dụng thiết bị này. Các khu vực đa năng, nơi mọi người có thể tập luyện cũng là một ý tưởng hay. Bất cứ khi nào có thể, hãy thay thế các cuộc họp chính thức bằng các cuộc họp đi bộ.

Lời cuối cùng:

Tóm lại, năng suất là động lực thúc đẩy sự thịnh vượng của một công ty và do đó không nên bị đánh đổi. Chúng tôi hy vọng bài viết này đã cung cấp một số khuyến nghị độc đáo và hữu ích về cách bạn có thể điều chỉnh thiết kế và bố trí nơi làm việc để tăng năng suất, sự sáng tạo, động lực và sức khỏe thể chất, tinh thần và cảm xúc tổng thể của nhân viên.